El cumplimiento de asistencia exige hardware y software alineados a la Resolución Exenta N°38/2024
Muchas empresas creen que con adquirir un dispositivo físico de marcación ya cumplen con la normativa laboral. Sin embargo, la Resolución Exenta N°38/2024 de la Dirección del Trabajo exige mucho más: trazabilidad, respaldo, acceso fiscalizador, seguridad de la información y gestión integral del registro de asistencia.
El error más común: pensar que el aparato lo resuelve todo
En Chile, muchas empresas que buscan implementar un sistema de control de asistencia parten por lo más visible: comprar un reloj marcador, un dispositivo biométrico o un equipo físico para registrar entradas y salidas.
Y si bien el hardware es importante, no es suficiente por sí solo.
La Resolución Exenta N°38/2024 de la Dirección del Trabajo estableció requisitos obligatorios y un procedimiento de autorización para los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia. Esto significa que el cumplimiento no depende únicamente del equipo físico, sino de un ecosistema completo capaz de registrar, proteger, respaldar, auditar y poner a disposición la información laboral ante una eventual fiscalización.
En otras palabras: el reloj marca, pero el software cumple, respalda y permite fiscalizar.
¿Por qué un aparato de marcación no basta?
Un dispositivo físico puede capturar una marca de entrada o salida, pero la normativa exige que esa información sea gestionada correctamente.
El problema aparece cuando una empresa cuenta con un reloj marcador, pero no tiene una plataforma que permita asegurar aspectos como:
- Trazabilidad de las marcas;
- Respaldo de la información;
- Acceso remoto para fiscalización;
- Reportes conforme a los formatos exigidos;
- Auditoría de modificaciones;
- Identificación del trabajador;
- Integridad de los datos;
- Emisión de comprobantes;
- Gestión de turnos, jornadas, atrasos, horas extras y ausencias.
La Dirección del Trabajo mantiene criterios y pronunciamientos asociados al “sistema de registro y control de asistencia digital”, lo que refuerza que la mirada regulatoria está puesta sobre el sistema completo, no solo sobre el dispositivo.
Por eso, comprar solo el reloj puede generar una falsa sensación de cumplimiento.
Hardware y software: dos piezas de un mismo sistema
Un sistema moderno de control de asistencia debe operar como una solución integrada.
El hardware permite capturar la marca: huella, rostro, tarjeta, clave u otro mecanismo permitido según el diseño del sistema.
El software, en cambio, es el componente que permite administrar legal y operacionalmente esa información: almacenar registros, generar reportes, resguardar evidencia, mantener trazabilidad, controlar modificaciones y entregar acceso fiscalizador cuando corresponda.
El documento técnico trabajado para este boletín resume correctamente esta idea: bajo la Resolución Exenta N°38 y el artículo 33 del Código del Trabajo, el control de asistencia deja de ser un registro aislado y pasa a ser un sistema integral fiscalizable; además, la implementación requiere que dispositivo físico y plataforma operen de forma unificada.
¿Qué debe considerar una empresa para cumplir correctamente?
Para avanzar hacia un cumplimiento real, la empresa no debería evaluar solamente el precio del reloj marcador. Debe preguntarse si la solución completa permite responder ante una fiscalización laboral.
Algunas preguntas clave son:
1. ¿El sistema permite respaldar las marcas de asistencia?
La información debe estar disponible, protegida y respaldada. No basta con que el equipo guarde marcas localmente si luego no existe una plataforma que las administre de forma segura.
2. ¿Existe trazabilidad de modificaciones?
Si se corrige una marca, se ajusta una jornada o se regulariza una situación, el sistema debe dejar evidencia. La trazabilidad es clave para evitar registros informales, manipulaciones o pérdida de respaldo.
3. ¿El sistema permite generar reportes laborales?
La asistencia no solo sirve para saber quién llegó o salió. También impacta en remuneraciones, horas extras, atrasos, ausencias, cumplimiento de jornada y eventuales revisiones de la autoridad.
4. ¿Existe acceso o información disponible para fiscalización?
Una fiscalización no se resuelve mostrando un reloj en la pared. La empresa debe poder entregar información clara, ordenada y verificable.
5. ¿El sistema conversa con la gestión de personas?
El control de asistencia debe integrarse con turnos, contratos, jornadas, permisos, licencias, vacaciones, remuneraciones y gestión documental. Mientras más aislado esté el reloj, mayor será el riesgo operativo.
El riesgo de comprar solo el dispositivo
Adquirir únicamente un aparato físico puede parecer una alternativa económica en el corto plazo, pero puede generar riesgos importantes:
- Registros incompletos o difíciles de auditar;
- Falta de respaldo ante fiscalización;
- Errores en horas extras o remuneraciones;
- Dependencia de planillas manuales;
- Pérdida de trazabilidad;
- Imposibilidad de demostrar cumplimiento;
- Duplicidad de procesos entre RRHH, operaciones y remuneraciones.
En la práctica, una empresa puede tener un reloj marcador instalado y aun así no contar con un sistema suficientemente robusto para cumplir con los estándares actuales de control de asistencia.
PeopleWork: más que un reloj marcador
En PeopleWork entendemos que el control de asistencia no es solo una marca de entrada y salida. Es una parte crítica de la gestión laboral de una empresa.
Nuestra plataforma de Control y Registro de Asistencia está diseñada para ayudar a las empresas a gestionar la asistencia de forma ordenada, trazable y alineada con las exigencias normativas vigentes.
Con PeopleWork, las empresas pueden centralizar la información de asistencia, controlar jornadas, administrar turnos, revisar reportes, respaldar registros y conectar este proceso con otros módulos clave de gestión de personas.
Beneficios de contar con un software especializado
Implementar un software de asistencia permite pasar de un control básico a una gestión laboral más segura y profesional.
Entre los principales beneficios se encuentran:
- Mayor trazabilidad de registros;
- Reducción de errores manuales;
- Respaldo documental;
- Reportes disponibles para RRHH Y administración;
- Mejor control de jornadas y turnos;
- Información más confiable para remuneraciones;
- Mayor preparación ante fiscalizaciones;
- Integración con procesos de gestión de personas.
La asistencia no debe ser vista como un registro aislado. Debe ser parte de una estrategia de cumplimiento laboral.
Conclusión: el cumplimiento no se compra en una caja
Comprar un reloj marcador puede ser el primer paso, pero no garantiza por sí solo el cumplimiento de la Resolución Exenta N°38/2024.
La verdadera diferencia está en contar con una solución integral que combine hardware, software, trazabilidad, respaldo, reportabilidad y gestión normativa.
El aparato marca la asistencia.
El software permite gestionarla correctamente.
Y una plataforma integral ayuda a la empresa a cumplir con mayor seguridad.
En PeopleWork ayudamos a las empresas a transformar el control de asistencia en un proceso confiable, ordenado y alineado con la normativa laboral chilena.
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